Theo Chủ tịch UBND TPHCM Nguyễn Thành Phong, Thủ tướng Chính phủ đã chính thức khai trương Hệ thống thông tin phục vụ họp và xử lý công việc của Chính phủ (e-Cabinet). TPHCM không ngừng nỗ lực, quyết liệt trong chỉ đạo, điều hành, đổi mới, sáng tạo, cải tiến lề lối, phong cách làm việc, quyết tâm xây dựng chính quyền thành phố hiện đại, minh bạch, năng động. 

“Với các tính năng của hệ thống Phòng họp không giấy và ứng dụng Giao việc tức thời và nhắc việc thông minh, đồng thời trực tiếp thao tác thử nghiệm các ứng dụng, tôi thấy rằng việc thiết lập, triển khai hệ thống “Phòng họp không giấy” và ứng dụng “Giao việc tức thời và nhắc việc thông minh” thiết thực, hữu hiệu, phục vụ công tác quản lý, điều hành của lãnh đạo thành phố, lãnh đạo các sở, ban, ngành, quận-huyện”, ông Phong nhận xét.

Người đứng đầu chính quyền TPHCM cho rằng mô hình mới sẽ chuyển phương thức làm việc từ văn bản giấy sang môi trường điện tử, góp phần rút ngắn thời gian và nâng cao chất lượng các phiên họp, tăng tính kịp thời, hiệu quả trong xử lý công việc, quản lý, điều hành của UBND thành phố. Tuy nhiên, việc triển khai mô hình này phải có lộ trình, chuyển từ “ít giấy” sang “không giấy”. 

Bí thư Thành ủy TPHCM Nguyễn Thiện Nhân cho rằng mô hình chính quyền điện tử giúp công tác phục vụ người dân tốt hơn. Cán bộ làm việc cũng bớt mệt hơn. Hệ thống trên còn giúp tìm kiếm văn bản dễ dàng hơn, tiết kiệm được chi phí in ấn, giấy tờ… Ông đề nghị UBND TPHCM chậm nhất trong tháng 9 triển khai mô hình phòng họp không giấy cho các sở ban ngành, quận huyện, sau đó xuống cấp phường/xã. Sau 1 năm, TPHCM sẽ bắt đầu thực hiện các cuộc họp “ít giấy” và tiến tới “không giấy”. 

Theo Phó Chủ tịch UBND TPHCM Trần Vĩnh Tuyến, giải pháp công nghệ không khó nhưng đi vào thực hiện cần có sự kiên trì. Kể từ cuối tháng này, TPHCM sẽ tổ chức tập huấn cho các thành viên thường trực UBND thành phố, các chuyên viên, trợ lý văn phòng UBND thành phố; lãnh đạo các sở ban ngành, thủ trưởng các đơn vị.

Nhiều tính năng hữu ích 

Ứng dụng phòng họp không giấy tờ (VNPT eCabinet) do VNPT nghiên cứu gồm: Hệ thống văn bản điện tử - ký số điện tử, hệ thống văn bản điện tử - theo dõi, đôn đốc, kiểm tra thực hiện nhiệm vụ và hệ thống phiên họp không giấy tờ... Trước phiên họp, dự thảo nội dung và tài liệu liên quan cuộc họp được bộ phận phụ trách tổng hợp gửi lãnh đạo phê duyệt, sau đó bộ phận phụ trách cập nhật lên hệ thống VNPT eCabinet để các thành viên tham dự cuộc họp tham chiếu, ghi chú và chuẩn bị ý kiến đóng góp… Trong phiên họp, lãnh đạo và các thành viên trao đổi, tương tác nội dung, thực hiện biểu quyết (nếu cuộc họp có yêu cầu biểu quyết), kết thúc cuộc họp bộ phận tổng hợp phụ trách sẽ cập nhật kết luận cuộc họp. 

Toàn bộ quy trình được thực hiện thông qua hệ thống văn bản điện tử - ký số điện tử của VNPT, không sử dụng bất cứ văn bản dưới dạng in nào, nguồn tài liệu mở và luôn sẵn sàng tra cứu trên hệ thống. Người chủ trì và các đại biểu có tài liệu tức thời, có khả năng lấy ý kiến và biểu quyết từ xa rút ngắn thời gian xử lý công việc, mang lại nhiều lợi ích như: Tiết kiệm chi phí, tiết kiệm thời gian, quản lý công việc hiệu quả, cập nhật thông tin kịp thời, báo cáo đầy đủ chính xác. 

Trong khi đó, ứng dụng giao việc tức thời - nhắc việc thông minh như là một “thư ký riêng” cho lãnh đạo các cấp, tạo nên quy trình làm việc bài bản và chính xác. Ứng dụng này có một số tính năng nổi bật như trao đổi, giao việc tức thời, cung cấp môi trường bảo mật để lãnh đạo trao đổi và giao việc cho cá nhân, đơn vị phụ trách; nhắc nhở công việc (hệ thống tự động cảnh báo các công việc sắp đến thời hạn xử lý); quản lý công việc (ứng dụng trí tuệ nhân tạo để thống kê, phân loại công việc); trợ lý ảo (hỗ trợ báo cáo công việc hàng ngày, tương tác với người dùng để tìm kiếm thông tin)… 

“Với ứng dụng giao việc và nhắc việc của VNPT, cấp lãnh đạo sẽ dễ dàng phân loại và nhanh chóng giao việc, quản lý hồ sơ công việc, tiến độ một cách chặt chẽ. Với cấp nhân viên, hệ thống trả về và sắp xếp lịch công việc một cách hiệu quả, nhắc nhở công việc đến hạn giúp năng suất lao động của mỗi nhân viên tăng lên nhiều lần so với trước”, đại diện VNPT cho hay.

VNPT