Vừa qua, Lãnh đạo UBND Tp.Hồ Chí Minh và Lãnh đạo Tập đoàn VNPT đã cùng nghe báo cáo về mô hình "Phòng họp không giấy" và "Ứng dụng giao việc tức thời và nhắc việc thông minh" do đội ngũ kỹ sư CNTT của VNPT xây dựng và phát triển. 

VNPT đã nghiên cứu hai mô hình này nhằm giảm văn bản, giấy tờ hành chính trong phòng họp; đẩy nhanh hiệu quả làm việc, tiết kiệm thời gian và chi phí, giúp lãnh đạo đưa quyết định kịp thời, nhanh chóng và chính xác.

Để triển khai “Phòng họp không giấy - VNPT eCabinet”, đại diện VNPT cho biết trước mỗi phiên họp, dự thảo nội dung và tài liệu liên quan đến cuộc họp được bộ phận phụ trách tổng hợp gửi lãnh đạo phê duyệt. Sau đó bộ phận phụ trách cập nhật lên hệ thống VNPT eCabinet để các thành viên tham dự cuộc họp tham chiếu, ghi chú và chuẩn bị ý kiến đóng góp…

Khi bắt đầu cuộc họp, trên màn hình của người chủ trì cuộc họp sẽ thấy được những người có mặt thông qua vị trí chỗ ngồi của từng đại biểu, từ đó ai vắng mặt người chủ trì sẽ biết được ngay lập tức. Chức năng này giống như điểm danh tức thời, thay vì phải mất thời gian điểm danh như những cuộc họp trước đây.

Hệ thống còn có chức năng ghi chú trực tiếp trên màn hình điện tử ở bất kỳ trang nào của tài liệu đã nhập sẵn trước đó; chức năng highlight để khoanh vùng những thông tin đáng chú ý. Bên cạnh đó, hệ thống còn có chức năng tìm kiếm tài liệu từ những nguồn khác bởi vì hệ thống có liên kết với kho dữ liệu quốc gia, web văn phòng điện tử UBND TP...

Nếu chưa tìm kiếm được tài liệu thì các đại biểu dự cuộc họp có thể sử dụng tính năng trao đổi riêng tư hoặc chat nhóm để có sự trợ giúp từ những đơn vị khác. Các đại biểu có thể chia sẻ tài liệu lên mục dùng chung của cuộc họp đó.

Hệ thống còn có tính năng bảo mật tài liệu, những tài liệu nào có tính năng mật hoặc hạn chế sẽ được ẩn đi trên hệ thống, chỉ khi được phép của người chủ trì thì thì tài liệu mới hiện lên.

Ngoài ra, hệ thống còn có tính năng đăng ký phát biểu. Từ danh sách đăng ký phát biểu của các đại biểu được lưu lại qua các cuộc họp, người chủ trì có thể phát hiện ra những người không bao giờ phát biểu.

Với tính năng lấy ý kiến và biểu quyết, trong phiên họp, lãnh đạo và các thành viên sẽ trao đổi, tương tác nội dung, thực hiện biểu quyết (nếu cuộc họp có yêu cầu biểu quyết). Kết thúc cuộc họp bộ phận tổng hợp phụ trách sẽ cập nhật kết luận cuộc họp.

Với mô hình “Ứng dụng giao việc tức thời và nhắc việc thông minh”, đại diện VNPT cho biết ứng dụng này sẽ là một “thư ký riêng” hiệu quả cho lãnh đạo các cấp, tạo nên quy trình làm việc bài bản và chính xác. Không chỉ tối ưu các tính năng so với những phần mềm đang có trên thiết bị điện thoại, máy tính, ứng dụng còn được nâng cấp bằng việc sử dụng trí tuệ nhân tạo để thống kê, phân loại, lên lịch công việc và nhắc việc tự động một cách chính xác nhất.

Ứng dụng này nổi bật với số tính năng như: Trao đổi, giao việc tức thời, cung cấp môi trường bảo mật để lãnh đạo trao đổi và giao việc cho cá nhân, đơn vị phụ trách; nhắc nhở công việc; hệ thống tự động cảnh báo các công việc sắp đến thời hạn xử lý. Ngoài ra, ứng dụng có tính năng quản lý công việc, ứng dụng trí tuệ nhân tạo để thống kê, phân loại công việc; trợ lý ảo, hỗ trợ báo cáo công việc hàng ngày, tương tác với người dùng để tìm kiếm thông tin; các tính năng nâng cao, tích hợp lịch cá nhân, lịch làm việc và các ứng dụng khác.

Theo đại diện VNPT, ứng dụng này tạo nên môi trường làm việc hiệu quả giữa lãnh đạo và nhân viên trong quá trình trao đổi, giao việc và quản lý công việc với sự ưu việt và tiện lợi. Với ứng dụng giao việc và nhắc việc của VNPT, cấp lãnh đạo sẽ dễ dàng phân loại và nhanh chóng giao việc, quản lý hồ sơ công việc, tiến độ một cách chặt chẽ. Với cấp nhân viên, hệ thống trả về và sắp xếp lịch công việc một cách hiệu quả, nhắc nhở công việc đến hạn giúp năng suất lao động của mỗi nhân viên tăng lên nhiều lần so với trước.

Trước hai mô hình này, Chủ tịch UBND TP.HCM Nguyễn Thành Phong cho biết UBND TP sẽ nghiên cứu, xem xét để triển khai trong thời gian tới.

VNPT