Quy định về chữ ký trong văn bản hành chính
Việc sử dụng chữ ký trong văn bản hành chính cần tuân thủ đúng quy định theo pháp luật để đảm bảo độ xác thực và tính pháp lý cần thiết. Tham khảo ngay bài viết bên dưới để nắm rõ hơn về vấn đề này nhé!
1. Quy định về người có thẩm quyền ký ban hành văn bản
Văn bản hành chính cần được ký bởi đối tượng có đầy đủ thẩm quyền về mặt pháp lý thì mới được công nhận hiệu lực ban hành. Cụ thể đó là:
Quy định về người có thẩm quyền
Điều 13 nghị định số 30/2020/NĐ-CP chỉ rõ thẩm quyền của người thực hiện ký văn bản hành chính trong các cơ quan, tổ chức như sau:
Trong các đơn vị làm việc theo cơ chế thủ trưởng
-
Người đứng đầu các doanh nghiệp, cơ quan, tổ chức,… được công nhận về thẩm quyền có thể ký ban hành tất cả các văn bản hành chính của đơn vị đó.
-
Cấp phó của người đứng đầu trong các doanh nghiệp, cơ quan, tổ chức,… có thể ký thay những văn bản trong phạm vi phụ trách và một số văn bản trong thẩm quyền của người đứng đầu khi được người đứng đầu đơn vị giao ký.
-
Cấp phó được giao trách nhiệm phụ trách, điều hành thì có thể thực hiện ký như trường hợp cấp phó ký thay cấp trưởng của người đó.
Trong các đơn vị làm việc theo cơ chế tập thể
-
Người đứng đầu doanh nghiệp, cơ quan, tổ chức,… có thể thay mặt tập thể lãnh đạo ký ban hành các văn bản hành chính của đơn vị.
-
Cấp phó của người đứng đầu có thể thay mặt tập thể ký thay người đứng đầu đơn vị vào các văn bản hành chính theo ủy quyền người đứng đầu và trong các văn bản thuộc phạm vị phụ trách.
Ngoài ra người đứng đầu các bộ phận, đơn vị thuộc cơ cấu của một cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp,… có thể ký thừa ủy quyền hoặc ký thừa lệnh cho một số văn bản trong các trường hợp cụ thể.
 |
| Người ký ban hành các văn bản hành chính phải đảm bảo thẩm quyền theo quy định |
Quy định về cách ghi chức vụ, chức danh của người ký
Hướng dẫn cụ thể về cách ghi chức vụ, chức danh người ký như sau:
-
Chức vụ ghi kèm chữ ký trong văn bản là chức vụ lãnh đạo được công nhận chính thức theo quy định của Nhà nước của người ký trong doanh nghiệp, cơ quan, tổ chức.
-
Chức danh ghi kèm chữ ký trong văn bản của tổ chức tư vấn ban hành chính là chức danh lãnh đạo trong tổ chức tư vấn của người thực hiện việc ký tên.
-
Với tổ chức tư vấn có quyền sử dụng con dấu cơ quan sẽ ghi chức danh lãnh đạo của người ký trong tổ chức tư vấn và chức vụ của người đó trong cơ quan. Nếu tổ chức tư vấn không có quyền sử dụng con dấu cơ quan thì chỉ ghi chức danh người ký trong tổ chức lên văn bản.
-
Họ tên người thực hiện ký văn bản sẽ phải bao gồm cả họ - tên đệm – tên. Chú ý không ghi học hàm, học vị hay các danh hiệu khác trước họ tên người ký ban hành văn bản hành chính.
>>Có thể bạn cũng quan tâm: Hướng dẫn các bước ký số trên file Excel đúng chuẩn, đảm bảo chữ ký có hiệu lực
2. Quy định về chữ ký trên văn bản
Thông thường, tùy vào từng hình thức văn bản mà sẽ có quy định riêng về chữ ký. Cụ thể, theo điều 13, nghị định 30/2020/NĐ-CP chỉ rõ như sau:
2.1. Trên văn bản giấy
Đối với các văn bản giấy, khi ký tên ban hành phải dùng bút màu xanh. Chú ý không sử dụng bút có màu mực dễ phai viết. Điều này sẽ ngăn chặn tình trạng mờ chữ ký nếu tiếp xúc nhiều hoặc để lâu.
 |
| Chữ ký trên văn bản giấy cần dùng bút mực xanh, khó bị phai màu |
2.2. Trên văn bản điện tử
Đối với văn bản điện tử, người có đủ thẩm quyền phụ trách ký ban hành sẽ phải dùng chữ ký số. Lưu ý, trong trường hợp này cần đảm bảo hiệu lực của chữ ký số đang sử dụng thì bạn phải chú ý kiểm tra chữ ký số và thực hiện gia hạn kịp thời.
Theo phụ lục I của nghị định 30/2020/NĐ-CP, quy định về sử dụng chữ ký số trên văn bản điện tử như sau:
-
Vị trí chữ ký số đặt ở bên phải con dấu và bị con dấu trùm lên khoảng 1/3 kích thước.
-
Chữ ký số trên văn bản kèm theo văn bản chính thức: nếu văn bản kèm theo gửi cùng tệp tin với văn bản chính thức thì không cần ký số trên văn bản kèm theo; nếu văn bản kèm theo không gửi cùng tệp tin văn bản chính thức thì phải thực hiện ký số trên văn bản kèm theo ở vị trí góc trên bên phải tại trang đầu.
 |
| Đối với các văn bản điện tử người phụ trách ký phải dùng chữ ký số |
Việc sử dụng chữ ký số VNPT trên văn bản điện tử mang đến nhiều lợi ích cho doanh nghiệp, tổ chức,… trong việc quản lý, ban hành các văn bản, thủ tục hành chính. Bởi thế nên ngày càng có nhiều đơn vị cân nhắc lựa chọn dịch vụ công nghệ thông minh này. Nếu bạn đọc quan tâm và muốn đăng ký dịch vụ có thể chủ động liên hệ hotline 1800 1260 để được tư vấn thủ tục hoặc click vào đường dẫn đính kèm sau để được hỗ trợ cách tải chữ ký số VNPT và hướng dẫn cách sử dụng chữ ký số VNPT chính xác, hiệu quả nhất.
Trên đây là một số chia sẻ liên quan đến các quy định về chữ ký trong văn bản hành chính ở các cơ quan, tổ chức. Hy vọng, đó cũng là những kiến thức hữu ích có thể giúp cho bạn đọc nắm rõ hơn về công tác nghiệp vụ trong đơn vị.
